Introduction

Vous pouvez vous connecter à votre compte à partir de la page d'accueil du site, en cliquant sur le bouton connexion, ou en suivant ce lien.

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Ci-dessous le menu du guide

Structure

votre compte Chedar est structuré de la manière suivante:

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Le point de départ est de créer un dossier client (couleur jaune).

Une fois un dossier client créé, vous procédez à créer des projets (couleur bleue). Comme c’est décrit dans l’arborescence ci-dessus, vous pouvez créer de multiple sous dossiers

Les devis (couleur vert) sont toujours logés dans un projet.

Il est important de noter que vous pouvez uniquement inviter vos directeurs de production externe à des projets.

Client

Créer un nouveau client

Cliquer sur le bouton . Saisissez un nom et sauvegarder. Un message d’erreur s'affiche si le nom que vous avez choisis existe déjà.

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Modifier le nom d’un client

Cliquer sur le bouton . Une petite fenêtre s’ouvre permettant de modifier le nom. Un message s’affiche confirmant cette modification.

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Supprimer un client

Cliquer sur le bouton . Un message de confirmation s’affiche. Confirmer votre souhait de supprimer ce client. Un message s’affiche confirmant cette modification.

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Projet

Il est important de noter que les consignes ci-dessous sont également applicable aux sous-dossiers.

Créer un nouveau projet

Assurez vous que vous êtes dans une page client.

Cliquez par la suite sur le bouton . Vous devez saisir un nom et sauvegarder. Un message d’erreur s'affiche si le nom que vous avez choisis existe déjà.

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Modifier le nom d’un Projet

Afin de modifier le nom d’un projet, cliquer sur le bouton . Une petite fenêtre s’ouvre permettant de modifier le nom. Un message s’affiche confirmant cette modification

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Supprimer un Projet

Cliquer sur le bouton . Un message de confirmation s’affiche. Confirmer votre souhait de supprimer ce projet. Un message s’affiche confirmant cette modification

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Inviter un collaborateur extérieur à mon entreprise

Il est important de noter, qu’il est uniquement possible de partager des projets avec des collaborateurs extérieur à votre organisation.

Si votre collaborateur a déjà un compte Chedar, allez au projet en question et ajoutez son adresse mail avec le bouton ##.

Vous recevez un message confirmant l’ajout de cette adresse mail.

Si votre collaborateur n’a pas encore de compte Chedar, il suffit d’en créer un gratuitement.

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Modifier les collaborateurs d’un projet

Afin de modifier qui a accès à votre projet, il suffit de sélectionner le bouton ##.

Une petite fenêtre apparaît avec la liste des noms. Par la suite, cliquer le bouton # pour supprimer l’accès à cette personne.

Confirmer votre choix et la suppression est faite.

Veuillez noter que vous pouvez uniquement supprimer les collaborateurs extérieures à votre organisation.

Par défaut, tous les utilisateurs appartenant à votre entreprise auront accès à l’ensemble des projets.

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Devis

Avant de créer un nouveau devis, assurez vous d’avoir créer un client et un Projet. Veuillez-vous référer aux sections ci-dessus.

Cliquer sur nouveau projet et sélectionner l’option ‘Devis’.

Ajouter le nom et confirmer. Déplacez vous à l’intérieur de ce projet et cliquez sur ‘Nouveau Devis’.

Une nouvelle fenêtre s’affiche.

Nouveau devis

Champs Obligatoires

Afin de pouvoir sauvegarder le devis, il suffit de saisir un nom de devis et le devis sera créer. Vous pouvez sauter les autres rubriques

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Paramètres par défaut

Certains paramètres financiers sont définis par défaut, notamment le taux de marge et frais généraux ainsi que le pourcentage d’assurance risque civil, no show et équipement.

Vous avez l’option de modifier ces valeurs lors de la création de votre devis ou à tout autre moment.

En tête de devis

Lors de la création d’un devis, vous avez la possibilité de remplir des données générales sur le projet comme le nom du client, le nom du projet, le réalisateur et le producteur. Ces données s’affichent avant le résumé de votre devis comme en-tête.

Astuce: ces champs ne sont pas obligatoire. Si vous optez à les garder vides, ils ne s'affichent pas lors de l’export sous PDF.

Paramètres financiers

Le 2ème onglet correspond aux données financières du projet. Vous pouvez définir dans cette section les taux de marges relatives à votre projet. Vous pouvez modifier à tout moment ces données à l’intérieur du devis en cliquant sur ‘Paramétrage Devis’.

Note de production

Pour mieux décrire votre tournage, vous avez la possibilité de remplir une note de production qui s’affiche en amont du résumé des coûts. Quand vous créez votre devis pour la première fois, le troisième onglet qui s’affiche correspond aux paragraphes relatifs à cette note de production.

Astuce: Aucune obligation de remplir tous les champs. Les champs que vous ne saisissez pas ne s’afficheront pas lors de l’export sous PDF.

Paramètres de facturation

Vous avez également la possibilité de définir les acomptes et les dates de ces acomptes dans le 4ème onglet. La première colonne correspond aux pourcentages. Le logiciel vous propose de remplir deux acomptes, le solde se calcul automatiquement. La deuxième colonne correspond aux dates de ces acomptes.

Astuce: Cette section est facultative. Les champs que vous ne saisissez pas ne s’afficheront pas lors de l’export. Lors de l’export, ce champs s'affiche en aval du tableau de résumé des coûts.

Taux de change

Le Taux de change applicable au devis est modifiable à tout moment dans la rubrique ‘modifier devis’.

A titre d'exemple: pour un tournage aux Etats-Unis, avec un taux de change 1 EUR = 1.08 USD, le montant à saisir est de 0.926 (soit 1/1.08).

Pour un tournage en République Tchèque, avec un taux de change 1 EUR = 27.66 CZK, le montant à saisir dans la rubrique taux de change est de 0.036.

Modifier votre devis

Une fois votre devis sauvegardé, il suffit de cliquer sur votre devis pour ouvrir la grille des coûts.

Supprimer un devis

Cliquer sur le bouton . Un message de confirmation s’affiche. Confirmer votre souhait de supprimer ce devis. Un message s’affiche confirmant cette modification

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Dupliquer un devis

Cliquer sur le bouton . Un message de confirmation s’affiche. Confirmer votre souhait de dupliquer ce devis. Un message s’affiche confirmant cette duplication

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Remplir un devis

Introduction

Afin de remplir l’ensemble des coûts de votre devis, cliquez sur votre devis pour ouvrir la grille des coûts.

Lignes colorées Bleues

Pour les tournage en France, il est conseillé de remplir les lignes colorées en bleu. Par défaut, le taux de change appliqué à ces lignes est de 1.

Lignes colorées Jaunes

Pour les tournage à l’international, il est conseillé de remplir les lignes colorées en jaune. Par défaut, le taux de change appliqué à ces lignes est de le taux de change que vous renseignez dans l’en-tête du devis.

Code Ligne

Les codes lignes vous aident à mieux distinguer les coûts lors de la discussion avec l’annonceur/agence.

Le code est constitué d’un nombre et d’une lettre. La lettre A est utilisé pour indiquer que le tournage est en france et la lettre B pour un tournage à l’international.

Ajouter une ligne

Afin d’ajouter ou supprimer une ligne, mettez votre curseur sur le code de la ligne. Cliquez sur bouton droit et puis sur ajouter une ligne. Vous avez l’option de créer une ligne en dessus ou en dessous de votre sélection.

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Supprimer une ligne

De la même manière, déplacez votre curseur sur le code de la ligne que vous voulez supprimer, bouton droit puis supprimer ligne.

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Libellé d’une ligne

Afin de modifier le libellé d’une ligne, cliquer sur la ligne ou utiliser la touche espace.

Unité

Le logiciel vous propose 6 unités différentes accessible en menu déroulant. Vous pouvez accéder ce menu ou bien en cliquant dessus ou avec la touche espace. Vous devez confirmer en cliquant sur ‘Enter’.

Rate/LC et Rate/€

Vous avez uniquement la capacité de remplir la colonne Rate/Local, qui signifie ‘Taux en Monnaie Local”. Une fois le montant saisie, la cellule Rate/€ est calculée automatiquement.

Pour les lignes de tournage en France (code A, ou couleur bleu), les deux valeurs sont identiques.

Pour les lignes de tournage à l’international (code B, ou couleur jaune), La cellule Rate/€ correspond au montant en EURO du montant saisie en Monnaie Local.

A titre d’exemple, pour un tournage au USA, vous recevez les coûts en Dollars, vous saisissez les coûts en USD dans la colonne Rate/local et le logiciel les converties en EUR afin de conserver une monnaie unique dans l’ensemble de votre devis.

OT (overtime)

Cette colonne est uniquement disponible pour la section Equipe Technique. Il suffit de cliquer sur cette cellule et un petit menu s’affiche ou vous saisissez le # d’heur de overtime.

Total

La colonne Total est calculée comme la multiplication de la colonne Qt et Nb et le Taux en €.

Pour les totaux de la section Équipe Technique, le montant de Overtime est ajouté au Total.

Charges Social

Pour les tournages en France, vous avez l’option d’appliquer un taux de charge social à tous les lignes de coût.

Il suffit d’activer le code de charge social et choisir le type de charge social proposé dans le menu déroulant.

Inversement, vous pouvez toujours supprimer l’application de charge social à une ligne de coût en remplaçant le Oui par Non.

A noter qu’une synthèse des charges sociales est présentée en bas de devis avant les postes d’assurance.

Commission d’agent

Saisissez la commission d’agent en pourcentage dans la colonne ‘Ag%’, une ligne additionnel s’ajoute montrant le montant de cette commission.

Mg%

Correspond au pourcentage de Marge appliqué à la ligne de coût. Cette cellule est lié au taux de marge que vous saisissez dans l’en tête du devis. Vous pouvez à tout moment modifier cette cellule sans impact sur le reste du devis

Oh%

Correspond au pourcentage de Frais Généraux appliqué à la ligne de coût. Cette cellule est lié au taux de Frais Généraux que vous saisissez dans l’en tête du devis. Vous pouvez à tout moment modifier cette cellule sans impact sur le reste du devis.

Marge (en €)

Cette cellule calcul automatiquement la marge total de la ligne. Cette marge est calculée comme la somme du % de MG et % de Oh multipliée par le Total en €.

La somme de la colonne Marge (ou Margin) s’affiche en haut de devis dans sous ‘MG + FG (€).

Langue

La langue du logiciel est modifiable à n’importe quel instant en haut du logiciel. A ce stade, uniquement le français et l’anglais sont prises en charge.

A noter que les nouvelles lignes que vous créez sont uniquement sauvegarder dans la langue activer.

Postes

Afin de naviguer d’un groupe de coût à un autre, cliquer sur ‘Postes’, une petite fenêtre s’affiche avec l’ensemble des postes. Cliquez sur le poste que vous désirez. Cliquez n’importe où hors de cette fenêtre pour annuler cette navigation.

Réduire

Cette fonctionnalité vous permet rapidement de parcourir l’ensemble de vos coûts en cachant les lignes de coût non utilisés.

Note: l’ensemble de ligne que vous visualisez après avoir réduit, est l’ensemble de ligne qui s'affiche lors de l’export de votre devis en PDF.

Développer

Développez afin d’accéder l’ensemble des coûts y inclus les lignes vides.

Astuce: positionnez vous sur une ligne avant de développer afin d’être navigué à cette ligne après le développement.

Paramètres du devis

Cliquer à n’importe quel moment sur ‘Paramétrage Devis’ afin d’accéder à l’en-tête du devis.

Rappel: vous pouvez à n’importe quel moment modifier les marges du projet, la note de production ou les données de facturation.

Finaliser un devis

Résumé

En cliquant sur Résumé, une fenêtre s’ouvre présentant un recap de votre devis. C’est à partir de cette fenêtre que vous serez capable d’appliquer un discount et générer votre devis sous PDF.

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Discount

Vous avez la possibilité d’appliquer un discount à votre devis. Dans la fenêtre ‘Résumé’ cliquez sur le pour faire apparaître la zone de discount.

Il vous suffit de remplir la cellule ‘Total - HT après remise’ et le logiciel s’en charge de remplir les autres cellules. Si vous avez changé d’avis, il suffit de cliquer sur pour fermer cette rubrique.

Attention: votre ‘Total - HT Après Remise’ ne peut pas être inférieur à votre ‘Total HT’ soustrait de votre ‘Marge et Frais Généraux’.

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Générer un PDF

Dans la rubrique résumé, cliquez sur ‘Générer Pdf’ pour générer le pdf relatif à votre devis. Une fois ce PDF généré, vous pouvez le sauvegarder ou l’imprimer .

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